Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Jotta tietopyyntöjä asiakirjoista olisi helpompi tehdä, jokaisen tiedonhallintayksikön on pidettävä yllä ajantasaista asiakirjajulkisuuskuvausta, josta käy ilmi millaisia tietovarantoja/tietoaineistoja se pitää hallussaan.
Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja kuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja asioidenkäsittelyssään.
Tietopyynnön tekeminen
Voit tehdä Pohjois-Pohjanmaan liitolle julkisuuslain mukaisen tietopyynnön. Kaikki viranomaisten asiakirjat ovat julkisuusperiaatteen mukaisesti julkisia, jollei niiden sisältämiä tietoja ole määrätty laissa salassa pidettäviksi. Käytä tietopyyntösi yksilöintiin tarvittaessa apuna tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa annettuja tietoja.
- Yksilöi tietopyyntösi tarpeeksi hyvin, jotta voimme selvittää mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Hakutekijöinä voivat olla asia, asianumero, ajankohta tai hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi.
- Avustamme sinua tarvittaessa tietopyyntösi yksilöimisessä, tai pyydämme tarkennusta tietopyyntöösi.
- Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.
- Jos pyytämäsi tiedot tai asiakirjat sisältyvät henkilörekisteriin (sisältävät henkilötietoja), voit joutua ilmoittamaan tietojen käyttötarkoituksen ja henkilöllisyytesi.
Tietopyyntöjä voi lähettää Pohjois-Pohjanmaan liiton kirjaamoon, josta ne toimitetaan organisaatiossa oikealle taholle. Kirjeitse osoitetut tietopyynnöt laitetaan osoitteella Pohjois-Pohjanmaan liitto, Poratie 5 a, 90140 Oulu. Puhelimitse voi ottaa yhteyttä arkisin klo 9-15 soittamalla numeroon +358 40 685 4000. Pyydettyjä tietoja voidaan antaa sähköisesti, paperilla tai voi tulla paikan päälle käymään.
Ennen tietopyynnön tekemistä tarkasta onko tieto saatavilla suoraan Pohjois-Pohjanmaan liiton internetsivuilta. Pohjois-Pohjanmaan liiton toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen, sekä Pohjois-Pohjanmaan liiton keskeiset toiminta-asiakirjat pidetään lakisääteisesti julkisesti nähtävänä.
Täältä voit tarkastaa asiakirjojen antamisesta perittävät maksut.
Tietopyynnön käsitteleminen
Tietopyyntösi käsitellään viivytyksettä. Pyrimme ratkaisemaan erityisesti tavanomaiset ja julkisia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt heti, kun olemme saaneet kaikki asian käsittelemiseksi tarvittavat tiedot. Voit nopeuttaa asian käsittelyä vastaamalla mahdollisiin lisätietopyyntöihimme nopeasti. Julkisuuslaissa säädetty käsittelyaika tavanomaisille tietopyynnöille on kaksi viikkoa, ja erityisiä toimenpiteitä vaativille tietopyynnöille neljä viikkoa.
- Pohjois-Pohjanmaan liitto voi pyytää sinua tarkentamaan tietopyyntöäsi, jotta pystymme selvittämään mitä asiakirjoja pyyntösi koskee. Samoin voimme pyytää sinua selvittämään henkilöllisyytesi tai muut tarpeelliset tiedot tietojen luovuttamisen perusteiden täyttymiseksi, jos pyyntösi koskee muita kuin täysin julkisia asiakirjoja.
- Pyytämäsi asiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti pyytämälläsi tavalla. Asiakirjojen luovutusvavasta riippuen niistä voidaan periä erillinen maksu, josta kerrotaan sinulle ennen asiakirjojen luovuttamista. Sähköisten asiakirjojen luovuttamisesta sähköisesti ei koskaan peritä maksua.
- Jos vastauksemme pyyntöösi on osittain tai kokonaan kielteinen, sinulla on halutessasi oikeus saada kielteisestä ratkaisusta valituskelpoinen viranhaltijapäätös.
Tietopyyntöön annetusta kielteisestä viranhaltijapäätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen muutoksenhakuohjeiden mukaisesti.
Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan tiedot
| Rekisterinpitäjä ja tietojen luovuttamisesta vastaava viranomainen | Tietosuojavastaava | |
| Nimi | Pohjois-Pohjanmaan liitto | Markku Lipponen |
| Osoite | Poratie 5 A, 90140 Oulu | Poratie 5 A, 90140 Oulu |
| Sähköposti | kirjaamo@pohjois-pohjanmaa.fi | etunimi.sukunimi@pohjois-pohjanmaa.fi |
| Puhelinnumero | 040 685 4000 | 040 707 2721 |
Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältävät tietojärjestelmät
| Tietojärjestelmän nimi | Dynasty10 | EURA2014 ja EURA2021 | PROMAS | Kuntarekry | Ilmoituskanava |
| Tietojärjestelmästä vastaava viranomainen | Pohjois-Pohjanmaan liitto | Työ- ja elinkeinoministeriö | Pohjois-Pohjanmaan liitto | Pohjois-Pohjanmaan liitto | Pohjois-Pohjanmaan liitto |
| Tietojärjestelmän käyttötarkoitukset | Asiarekisterin ylläpitäminen, asiankäsittelyprosessien toteuttaminen, erilaisten viranomaisen asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen | EAKR- ja JTF-rakennerahasto- hankkeiden hallinnointi, sekä asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen. | ENI-rakennerahasto-hankkeiden hallinnointi, sekä asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen. | Henkilöstön rekrytointi viranomaisen toimiin ja virkoihin | Ilmoittajansuojelulain mukaisen sisäisen ilmoituskanavan toteuttaminen. |
| Tiedot liittymistä ja tiedonsiirtotavoista sisäisiin tietojärjestelmiin | Innofactor Sähköinen allekirjoituspalvelu. Innfactor CloudMeeting luottamushenkilöiden extranet-palvelu. | – | – | – | – |
| Siirrettävät tiedot (sisäinen tietojärjestelmä) | Sähköiseen allekirjoituspalveluun siirretään allekirjoitettavat asiakirjat. CloudMeeting extranet-palveluun siirretään toimielinten kokousasiakirjat. | – | – | – | – |
| Tieto liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista | HTTPS | – | – | – | – |
| Ulkoisen tietojärjestelmän nimi | – | – | – | – | – |
| Siirrettävät tiedot (ulkoinen tietojärjestelmä) | – | – | – | – | – |
| Tieto liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista | – | – | – | – | – |
| Tieto tietojärjestelmän sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin | Asiarekisteri, asiarekisteriin kirjattujen asioiden käsittelyvaiheet ja niissä syntyneet asiakirjat, muut asian käsittelytiedot. Kokousasiakirjat, viranhaltijapäätökset, sopimukset. | Hankehakemukset, hankepäätökset, maksatushakemukset, hankkeiden toteuttamista koskevat talous- ja muut raportit. | Hankehakemukset, hankepäätökset, maksatushakemukset, hankkeiden toteuttamista koskevat talous- ja muut raportit. | Hakuilmoitukset, hakemukset, hakijayhteenvedot, rekrytointiviestintä. | Ilmoitukset, ilmoitusten käsittelyssä syntyvät tiedot, ilmoitusten ratkaisut, vapaaehtoisesti ilmoitetut ilmoittajan ja ilmoitusten kohteen henkilötiedot. |
| Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea teknisesti viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä | Asianumero, asian otsikko, asian tehtäväluokka, asian vireilletuloajankohta, asiakirjan nimi, asiakirjan tyyppi, päätöksen numero, päätöksen nimi, päätöksen päivämäärä, päätöksentekijä, sopimuksen nimi, toimielimen nimi, kokouksen päivämäärä, kokouksessa käsitellyn asian otsikko. | Hakemusnumero, hankenumero, hankkeen nimi, hanketoteuttajan nimi, asiakirjatyyppi. | Hakemusnumero, hankenumero, hankkeen nimi, hanketoteuttajan nimi, asiakirjatyyppi | Hakuilmoituksen nimi, tehtävän työavain, hakijan nimi | Ilmoituksen luokitus, ilmoituksen anonyymi tunniste. |
| Tietojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan kautta | Ei saatavilla. | Ei saatavilla. | Ei saatavilla. | Ei saatavilla | Ei saatavilla. |
